Nein, ein PDF allein erfüllt nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der Europäischen Norm 16931 – beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.X. Nur solche Formate ermöglichen die automatisierte Verarbeitung und genügen den gesetzlichen Vorgaben. Ein einfaches PDF, wie es häufig per E-Mail verschickt wurde, entspricht nicht den aktuellen Anforderungen. Tipp: Vermeiden Sie generell den Versand wichtiger Dokumente per E-Mail. E-Mails sind anfällig für Manipulation und Missbrauch. In vielen Richtlinien, Kommentaren und in der Rechtsprechung wird die Unsicherheit von E-Mails betont. Mit TRAFFIQX®, unserer sicheren Plattform für den elektronischen Dokumentenaustausch, tauschen Sie E-Rechnungen zuverlässig und geschützt mit Ihren Geschäftspartnern aus.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise:

• Für den öffentlichen Sektor (B2G) ist die E-Rechnung bereits seit 2020 Pflicht.
• Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) begann die gesetzliche Pflicht bereits zum 01.01.2025.
• Ab 01.01.2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000,00€.

Mit TRAFFIQX® sind Sie bestens vorbereitet: Unsere Plattform unterstützt Sie schon heute bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen – inklusive der kommenden digitalen Meldesysteme (z. B. ViDA) in Deutschland und Europa.
Darüber hinaus profitieren Sie von einer einfachen Integration in Ihre bestehenden Systeme, Skalierbarkeit und der Möglichkeit, E-Rechnungen sowohl zu versenden als auch zu empfangen.

Grundsätzlich sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, wenn sie:

• Rechnungen an andere Unternehmen (B2B)
• oder an öffentliche Auftraggeber (B2G) stellen.

Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro)
• bestimmte Sonderfälle und Kleinunternehmen
• sowie Rechnungen an Privatkunden (B2C).

Auch bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen können abweichende Regelungen gelten.

Eine E-Rechnung muss:

• in einem anerkannten elektronischen Format (EN16931) erstellt und übertragen werden,
• alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben gemäß §14 UStG müssen im Datensatz enthalten sein (Rechnungsnummer, Steuernummer/USt-IdNr., Leistungsdatum, Netto-/Bruttobeträge, Mehrwertsteuer etc.),
• maschinenlesbar sein – reine Bilddateien oder einfache PDFs genügen nicht.

Manche Geschäftspartner fordern spezifische Formate. TRAFFIQX® bietet maximale Flexibilität und kann nahezu alle Formate verarbeiten und bereitstellen.

 

Um Ihr Unternehmen optimal auf die E-Rechnung vorzubereiten, empfehlen wir:

• Durchführung eines Soll-/ Ist-Vergleich mit einem TRAFFIQX®-Provider
• Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System E-Rechnungen konform erstellen und empfangen kann.
• Stimmen Sie sich frühzeitig mit Ihrer IT-Abteilung und Ihrem Steuerberater ab.
• Erwägen Sie die Einführung eines spezialisierten E-Rechnungstools.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit E-Rechnungen.